Hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan Seminar, Workshop, atau Acara Lainnya

Seminar, Workshop, atau Acara lainnya (seperti Challenge Participation/Games berhadiah) merupakan salah satu elemen penting dalam memasarkan bisnis Anda. Acara-acara tersebut sangat berguna, terutama apabila Anda merupakan divisi marketing, pebisnis start-up, atau bahkan Anda merupakan mahasiswa aktif dalam kepanitiaan yang ingin membuat acara untuk meningkatkan awareness mahasiswa lainnya terhadap acara Anda. Berikut merupakan hal yang perlu diperhatikan untuk membuat acara Anda berhasil :

1. ​Pastikan acara Anda diperlukan oleh Peserta

Hal terutama yang perlu Anda perhatikan adalah kebutuhan Peserta. Anda harus mulai berpikir :
a.  Apakah acara ini diperlukan oleh peserta?
b. Bagaimana cara peserta dapat berpartisipasi penuh dalam acara tersebut?
c. Seperti apakah acara yang diinginkan oleh peserta?
d. Apabila acara tersebut berbayar, apakah biaya yang dikeluarkan peserta sebanding dengan acara tersebut? Apakah worth-it?
e. Apakah ada hal yang dapat menarik peserta untuk ikut serta di acara selanjutnya?

Hal diatas dapat Anda antisipasi dengan melakukan riset secara singkat melalui divisi Research and Development ataupun divisi Acara (apabila acara Anda tidak memiliki divisi Research and Development).
Gunakan teknik riset mendasar, yaitu FGD (Focus Group Discussion), Anda mengumpulkan sekelompok orang (umumnya 5-8 orang yang pernah mengikuti acara similar) dan Anda harus bertanya kelima hal tersebut. Jangan lupa, Anda harus berasumsi bahwa Anda tidak memiliki informasi apa-apa terkait hal tersebut, jadi semua informasi yang Anda dapatkan dari FGD ini harus dicatat terlebih dahulu, lalu diolah dan dijadikan bahan pertimbangan pengambilan keputusan.

2. Pastikan acara tidak bertabrakan

Hal kedua yang perlu diperhatikan adalah waktu dan tempat tidak boleh bertabrakan dengan acara maupun hari penting lainnya. Seperti contoh, apabila Anda menargetkan peserta yaitu mahasiswa, jangan mengambil acara di hari biasa pada siang hari, karena kebanyakan mahasiswa sedang belajar dalam kelas ataupun kerja kelompok. Selain itu, jangan sampai waktu maupun tempat tidak cocok karena acara yang Anda adakan justru membuat peserta enggan mengikuti acara Anda sendiri.

3. Struktur Kepanitiaan

Struktur kepanitiaan harus terfokus dan jumlah panitia harus pas sesuai dengan kebutuhan. Umumnya panitia terdapat divisi :
a. BPH atau Badan Pengurus Harian (Ketua, Wakil Ketua, Bendahara, dan Sekretaris)
b. Project Officer atau Wakil bidang tertentu (contoh : PO Creative memegang divisi design, acara, dan RnD)
c. Divisi Acara
d. Divisi Design dan Dekorasi
e. Divisi Research and Development
f. Divisi Dokumentasi
g. Divisi Logistik / Perlengkapan dan Licensing & Security (dapat digabung maupun dipisah, tergantung tingkat kesulitan acara).
h. Divisi Relations (seperti Community Relation, Tenant Relation, Sponsorship, maupun Social Media). 

4. Pastikan Peserta mendapatkan Merchandise

Acara yang berhasil adalah acara yang dapat membuat peserta terkesan dan ingin mengikuti acara tersebut di kemudian hari. Salah satu hal termudah adalah dengan memberikan merchandise atau souvenir yang terbaik. Secara tidak langsung, souvenir yang terbaik dapat membuat seseorang selalu teringat, bahkan dapat membuat Word of Mouth dari 1 peserta ke teman, kerabat, maupun orang yang tak dikenal. Karena itu, souvenir merupakan salah satu hal wajib yang harus diberikan kepada peserta. Souvenir yang umumnya diberikan pada acara adalah :
1. Snack Ringan
2. Baju Khusus Panitia
3. Sertifikat 
4. ID Card Peserta
​5. Pin Nama

5. Merchandise / Souvenir terbaik!

Merchandise / Souvenir yang Anda berikan kepada peserta harus yang terbaik dan sesuai budget! Bagaimana tujuan awal Anda mengadakan acara? Untuk dikenali peserta / masyarakat bukan? Karena itu, berikan peserta suatu merchandise / souvenir pengingat yang terbaik. Tujuannya untuk mendapatkan :
a. Awareness akan acara / produk Anda
b. Keinginan untuk mengikuti acara Anda dikemudian hari. 

Seluruh kebutuhan merchandise / souvenir, clothing, serta booth dapat Anda cari melalui Vendorku!

Mengapa di Vendorku?
Karena Vendorku merupakan One-Stop Purchasing tanpa pusing, tanpa ribet dalam mencari Vendor. Kami berkomitmen menyajikan produk kebutuhan Anda dengan budget yang Anda tentukan sendiri!

Anda memiliki masalah mengenai waktu, atau budget, bahkan kualitas? Vendorku solusi yang tepat untuk Anda! Vendor yang telah bergabung dengan kami merupakan Vendor yang berkomitmen penuh atas produk yang dihasilkan. Selain itu, kami juga melakukan Quality Control mengenai produk yang dihasilkan Vendor. Sehingga produk yang sampai di tangan Anda adalah produk yang “ready to serve”